Strategia... niebezpieczna separacja

Napisane przez Tomasz Krzemiński.

Menedżerowie planują strategię i cele rozwojowe, a zespoły ją realizują. Takie podejście jest standardem wielu organizacji. Niestety oddzielenie planowania od wdrożenia może spowodować poważne problemy. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak planować i wdrażać strategię? Oto kilka wskazówek.

Przygotowanie strategii - proces

Przygotowanie strategii jest wielowymiarowym dynamicznym zabiegiem. Jest procesem analitycznym i kreatywnym. Wymaga dyskusji podczas, której pojawia się wiele wątków, pomysłów i rozwiązań. Rodzą się argumenty. Jedne rozwiązania są akceptowane, a inne odrzucane. W końcu z kompleksowego zestawu faktów, argumentów i emocji wyłaniają się priorytety i cele strategiczne. Na tym etapie menedżerowie w ręce których była złożona ta odpowiedzialność zakończyli planowanie strategii.

Teraz z nadzieją jej skutecznej realizacji idą zakomunikować strategię swoim zespołom. W pewnym sensie etap ten można porównać do złożenia „zamówienia” na wdrożenie strategii. Co się dzieje na tym etapie – łatwo sobie wyobrazić. W zespołach pojawia się frustracja, strach i zdumienie. Co to za plan? Skąd się wzięły te pomysły? Ten pomysł niszczy wszystko to, co robiliśmy do tej pory! Nie ma sensu tego zmieniać! Mamy wiele powodów, aby wszystko pozostało takie jak było.

Dlaczego tak się dzieje? Właśnie z powodu rozdzielenia planowania strategii od jej wdrożenia. Z powodu braku współpracy menedżerów i ich zespołów. Zespoły otrzymały „zamówienie” na wdrożenie strategii, ale nie znają kontekstu w którym powstawała. Nie rozumieją faktów, emocji, ani argumentacji która była obecna na etapie planowania. Ostatecznie nie wiedzą skąd pochodzą cele i priorytety. Nie są mentalnie przygotowani do jej realizacji. Wiedzą „co” trzeba zrobić, ale nie wiedzą „po co”.

W planowaniu strategii należy jednocześnie myśleć o zmianach. Cele strategiczne odzwierciedlają kierunki rozwoju i doskonalenia, a ich realizacja wymaga zmian. Cele na poziomie strategicznym generują zmiany, które są wdrażane na poziomie operacyjnym.

Dlatego odseparowanie planowania od wdrożenia rodzi problemy. Osoby które wdrażają strategię muszą jednocześnie wiedzieć „po co” oraz „co” należy robić. Wówczas zyskują potencjał i motywacje, aby odpowiedzieć na pytanie „jak”. Bez tego ich potencjał do mentalnego zaangażowania będzie znikomy.

Zasady zintegrowanego planowania i realizacji strategii

• Pamiętaj, że ludzie potrzebują nie tylko racjonalnych, ale także emocjonalnych powodów, aby zaangażować się w zmianę. Przecież w zmianie muszą porzucić to do czego byli przyzwyczajeni, a nie zrobią tego bez racjonalnych i zrozumiałych powodów. Muszą wiedzieć „po co” coś zmieniać. Dlatego warto zaangażować ich w analizę kontekstu i sytuacji. To stamtąd pochodzą cele rozwojowe. Uczestnicząc w tym procesie zbiorą własne informacje, które pozwolą zrozumieć konieczność i kierunek zmian. Analizując sytuację zaangażują się w kreowanie przyszłości i pomogą określić cele. Istnieje duże prawdopodobieństwo iż przekonają się, że nie warto planować po to, aby utrzymać status quo, ale po to żeby doskonalić i zmieniać.

• Ludzie uczą się i kształtują swoje zachowania poprzez działania. To aktywności prowadzą do osiągnięcia określonych celów i rezultatów. To działania pozwalają przenieść teorie na praktykę i przekonać się co jest możliwe, a co nie jest. Wspólnie z zespołem przenieś cele na działania. Pomóż w analizie tych niezbędnych do osiągnięcia celu. Wypracuj wspólne podejście i określ priorytety na których warto się skoncentrować, aby osiągnąć cel. Zmiana przychodzi wraz z działaniem. To co ludzie robią i efekty tych działań ostatecznie wpłyną na to jak będą myśleć.

• Bardzo ważne jest to o czym ludzie mówią planując i realizując zmiany. Zwróć uwagę na to o czym i w jaki sposób będą mówili. Konwersacja może przebiegać bardzo szeroko i poruszać wiele wątków. Taka sytuacja może rozpraszać i sprzyja „mglistości” w planowaniu i realizacji celów. Widać wówczas za dużo i zbyt wiele wydaje się niemożliwe – cele stają się nierealne. Skoncentruj konwersację na kluczowych czynnikach sukcesu. Na celu i kilku aktywnościach, które do niego doprowadzą. Bądź moderatorem który korzysta z narzędzi pozwalających na przetłumaczenie skomplikowanej rzeczywistości w prostą i łatwo komunikowalną ideę – o której prosto i zrozumiale będzie można rozmawiać.

• Kiedy już przejdziesz do wdrożenia, poszukuj możliwości do doskonalenia. Zadawaj pytania dotyczące tego gdzie jesteśmy? Czego nauczyliśmy się? Czy nasze cele są wciąż aktualne? Co jeszcze możemy zrobić? Zbieraj pomysły i przekształcaj je w inicjatywy ułatwiające realizację celów. Dzięki temu że skoncentrowałeś się na tym co najważniejsze, łatwiej będzie modyfikować i wdrażać plany. Dzięki temu unikniesz przytłoczenia nadmiarem zadań i projektów.

Skuteczne planowanie i wdrażanie strategii zależy od zdolności do zmotywowania ludzi i pobudzenia ich wyobraźni. Bardzo często planowanie i wdrażanie są niebezpiecznie odseparowane od siebie i złożone w ręce zupełnie innych ludzi. Jednak planowanie i wdrożenie to dwie strony tego samego medalu.